Een draaidag is zo goed als de voorbereiding erachter. Deze checklist is wat wij bij Trigger Visuals langslopen in de pre-productiefase, en wat een opdrachtgever kan verwachten dat er vooraf geregeld moet zijn.
Voor de opdrachtgever
- Akkoord op concept en offerte. Zonder akkoord kunnen crew, apparatuur en locatie niet definitief worden vastgelegd. Komt het akkoord laat, dan schuift niet alleen de bevestiging op maar de hele draaidag, omdat de agenda's van de crew dan al elders vastzitten.
- Toegang tot de gewenste locatie(s) geregeld. Niet alleen de ruimte zelf, ook de opbouwtijd ervoor en de afbouwtijd erna. Een crew die pas naar binnen mag op het moment dat de eerste opname gepland staat, begint de dag met een achterstand die niet meer wordt ingehaald.
- Beschikbaarheid van medewerkers of woordvoerders die in beeld komen. Vrijgemaakt in de agenda, niet "even tussendoor". Wie tussen twee vergaderingen door voor de camera stapt, is te zien in het beeld: gehaaste antwoorden en een blik die steeds naar de deur gaat.
- Huisstijl, logo's en eventueel bestaand beeldmateriaal aangeleverd. Dit bepaalt de kleurbehandeling, de graphics en soms de aankleding op de set. Komt het pas in de montage, dan gaat werk opnieuw.
- Eén aanspreekpunt die tijdens de draaidag beslissingen kan nemen. Op de set vallen voortdurend kleine keuzes: een andere hoek, een andere formulering, een stoel die weg moet. Met één beslisser duurt zo'n keuze een minuut, met een appgroep een half uur.
Voor de productie
- Script, storyboard of shotlist afgerond. De shotlist is het werkdocument van de dag: hij bepaalt de volgorde van de opstellingen en dus hoe vaak licht en camera verplaatst moeten worden. Zonder die lijst wordt er gefilmd op gevoel en ontdekt de editor achteraf welk shot ontbreekt.
- Locatiescouting gedaan, inclusief praktische zaken zoals parkeren en stroomvoorziening. We kijken naar lichtinval op het tijdstip waarop we draaien, naar geluid dat we niet kunnen uitzetten zoals ventilatie of verkeer, naar de afstand tussen het busje en de set en naar waar de crew kan opbouwen zonder in beeld te staan.
- Crew samengesteld op basis van wat de productie vraagt. Ons vaste team bestaat uit regisseur, DOP, camera-assistent, gaffer en editor, met een flexibel netwerk erachter. Per productie bepalen we hoeveel mensen nodig zijn: te klein en de dag loopt uit op sjouwen en wachten, te groot en er staan mensen stil.
- Apparatuur gereserveerd en gecheckt. Niet alleen gereserveerd maar ook getest, inclusief accu's, kaarten en het geluid. Materiaal dat pas op de set voor het eerst aangaat, kost draaitijd die uit de planning verdwijnt.
- Casting afgerond, indien van toepassing. Inclusief de afspraken over waar en hoe lang het materiaal gebruikt mag worden, want dat regel je vooraf of niet meer.
- Draaiplanning gedeeld met alle betrokkenen. Calltimes, volgorde, locatie en contactgegevens. Iedereen die op de dag iets moet doen, hoort te weten wanneer hij aan de beurt is, ook de medewerkers van de opdrachtgever.
Wat vaak wordt vergeten
Vergunningen. Filmen op specifieke locaties, zoals op straat of bij industriële terreinen, kan een vergunning vereisen. Dit hoort in de pre-productie geregeld te zijn, niet op de dag zelf. Een crew die wordt weggestuurd, verliest niet een uur maar de opstelling: licht en camera staan al, de mensen voor de camera zijn er, en de volgende geschikte dag ligt weer verderop in de agenda.
Reservetijd. Weersomstandigheden, verkeer of een langere opstelling dan gepland kunnen een draaidag laten uitlopen. Een realistische planning houdt hier rekening mee. Wat als eerste sneuvelt bij uitloop, zijn de shots die niet strikt nodig zijn voor het verhaal: sfeerbeeld, details, overgangen. Precies het materiaal dat een editor nodig heeft om een montage soepel te laten lopen. Daarom plannen we die shots niet als laatste in.
Toestemming van mensen in beeld. Bij het filmen van medewerkers, bezoekers of derden is toestemming (en soms een getekende verklaring) nodig, zeker als het materiaal breed wordt ingezet. Regel dit voor de draaidag: een medewerker die achteraf bezwaar maakt, betekent dat elk shot waarin hij voorkomt uit de montage moet, en dat kan een hele scène raken.
Wat er gebeurt als iets alsnog misgaat
Ondanks een goede voorbereiding kan een locatie op het laatste moment wegvallen, of een medewerker onverwacht niet beschikbaar zijn. Een ervaren crew schakelt dan snel naar een alternatief zonder de hele planning om te hoeven gooien, dit is precies waar de voorbereiding vooraf zijn waarde bewijst. Omdat de shotlist bekend is, weet de regisseur welk shot onmisbaar is en welk shot kan vervallen. Omdat de scouting is gedaan, is er meestal een tweede plek op dezelfde locatie die met een andere lichtopstelling alsnog werkt. En omdat er één aanspreekpunt bij de opdrachtgever is, kan het alternatief ter plekke worden goedgekeurd in plaats van de volgende dag.
Hoe je dit inzet in je eigen productie
Loop deze lijst ruim voor de draaidag samen met je productiepartner langs en zet achter elk punt een naam. Alles wat dan nog open staat, is precies wat op de dag zelf tijd gaat kosten. Wil je weten wat er in de fasen voor en na de draaidag gebeurt, dan lees je dat in onze werkwijze en in het stuk over wat een productie bepaalt in tijd.
