De stappen van het offertetraject
- Eerste contact
Via het contactformulier of de vragenlijst op de kostenpagina, met een korte omschrijving van het project.
- Eerste reactie
Binnen 24 uur nemen we contact op om het project verder te bespreken en eventuele aanvullende vragen te stellen.
- Concept en offerte
Op basis van de briefing stellen we een passend concept en een offerte op, met een overzicht van wat er precies inbegrepen is.
- Akkoord en aanbetaling
Na akkoord op de offerte en ontvangst van de afgesproken aanbetaling starten we met de pre-productie.
Wat een offerte precies bevat
Een duidelijke omschrijving van de scope (wat er wel en niet inbegrepen is), het aantal revisierondes, de geschatte planning, en de gebruiksrechten op het uiteindelijke materiaal. Zo weet je vooraf precies waar je aan toe bent.
Daarnaast staat erin welke crew we inzetten en hoeveel draaidagen er gepland zijn. Dat zijn de twee posten die het zwaarst wegen, en juist daarom benoemen we ze apart in plaats van ze op te nemen in één totaalpost zonder toelichting.
Welke informatie de offerte scherper maakt
Hoe concreter de aanvraag, hoe scherper de offerte. Deze punten helpen daar het meest bij:
- Het doel. Waar wordt de video voor gebruikt en wie moet hem zien.
- De kanalen. Website, social, beurs of intern gebruik bepalen welke versies nodig zijn.
- De locaties. Eén locatie of meerdere, en of die in de Randstad liggen of verder weg.
- Wie er in beeld komt. Eigen medewerkers of professionele cast.
- De deadline. Wanneer de video er moet zijn en waarom dat moment vastligt.
- Wat er al ligt. Een concept, een script of alleen een richting.
Ontbreekt een deel van deze informatie, dan kunnen we nog steeds een eerste richting geven. De offerte wordt dan alleen ruimer opgesteld, omdat we meer aannames moeten doen.
Waar je zelf invloed op hebt
Een offerte is geen vast gegeven. Een aantal keuzes ligt bij de opdrachtgever en heeft direct effect op de opbouw:
- Het aantal draaidagen
Meerdere onderwerpen op één dag filmen scheelt voorbereiding en reistijd, mits de locaties dicht bij elkaar liggen.
- Het aantal versies
Elke extra lengte, taal of beeldverhouding is apart afwerkwerk. Vooraf bepalen welke versies je echt gebruikt, voorkomt dat er varianten worden gemaakt die blijven liggen.
- De beschikbaarheid van mensen en locaties
Wanneer de juiste mensen klaarstaan en de ruimtes vrij zijn, verloopt een draaidag aanzienlijk efficiënter.
- De feedbackronde
Eén gebundelde reactie namens alle betrokkenen werkt sneller dan losse opmerkingen die na elkaar binnenkomen.
- De aanlevering van het concept
Ligt er al een uitgewerkt concept, bijvoorbeeld vanuit een bureau, dan is de pre-productiefase vaak compacter.
Wat we bewust niet doen
We sturen geen standaardbedrag vooruit voordat we weten wat er gemaakt moet worden. Een getal zonder scope leidt tot vergelijkingen tussen offertes die iets heel anders dekken, en dat is precies waar trajecten later op vastlopen.
Ook werken we niet met een offerte die pas na akkoord wordt ingevuld. Wat er in staat, is wat er wordt gemaakt. Verandert de scope onderweg, dan leggen we dat opnieuw vast voordat we verder gaan.
Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een videoproductiepartner